Welcome to Marketing Faculty -University of Finace and Marketing (UFM)
(028) 3997 2243 | khoamkt@ufm.edu.vn

Làm việc nhóm

01/12/2016
343

Hiện nay, phần lớn sinh viên khi tốt nghiệp đều được trang bị những kiến thức chuẩn về ngành nghề mà họ được đào tạo trong các trường đại học. Tuy nhiên, các kỹ năng mềm như kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, tìm kiếm thông tin, giải quyết vấn đề… để đáp ứng nhu cầu thị trường lao động thì sinh viên còn rất hạn chế.

1. Thực trạng về kỹ năng làm việc nhóm của sinh viên

Phần lớn học sinh, sinh viên từ xưa đến nay đều dành quá nhiều thời gian để tự học ở nhà và làm việc cá nhân một cách độc lập. Dường như việc này đã trở thành một thói quen cố hữu, thậm chí có người còn cảm thấy khó chịu và khó hòa hợp khi làm việc cùng người khác, nghe góp ý từ người khác, không thể tập trung suy nghĩ khi có người khác ở bên cạnh… Chính điều này trở thành một rào cản lớn cho học sinh, sinh viên rèn luyện kĩ năng làm việc nhóm – một trong số những kĩ năng mềm quan trọng trong cuộc sống học tập và làm việc sau này của họ.

Thạc sĩ Đỗ Thanh Năm, Giám đốc Công ty Tư vấn và Hỗ trợ chiến lược Win – Win chia sẻ:

Nếu đơn độc, chúng ta sẽ rất khó thành công trong công việc. Một người muốn thành công cần sự cộng tác, giúp đỡ của những người chung quanh. Tuy nhiên, sinh viên Việt Nam tính cá nhân còn cao, vì vậy khi làm việc nhóm họ chưa phát huy cao sức mạnh tập thể, hiệu quả công việc chưa đạt được yêu cầu“.

Nhiều sinh viên cũng cho rằng, trong các đề tài nhóm họ chưa thể kết hợp tốt năng lực cá nhân và sức mạnh tập thể. Hoàng Oanh (sinh viên Trường ĐH Khoa học xã hội và Nhân văn tâm sự: “Mặc dù chúng tôi rất tích cực trong các bài tập nhóm nhưng do chưa nắm được những kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm nên chúng tôi thường tranh cãi mỗi người một ý tưởng, cuối cùng không thống nhất được ý kiến, nên không thể hoàn thành bài tập của mình“.

(Nguồn: http://phamtuankhang.wordpress.com/tag/thuc-trang-ve-ky-nang-mem-cua-sinh-vien-viet-nam-hien-nay/)

Làm việc nhóm giúp ý tưởng được hoàn thành và phát triển nhanh chóng hơn.

2. Tầm quan trọng và ích lợi của làm việc nhóm

Trên thế giới, 70% các nền văn hóa đều có thiên hướng được dẫn dắt bởi các tổ chức; cạnh tranh toàn cầu đòi hỏi các tổ chức phải trở nên “phẳng” và linh hoạt hơn.

Mô hình làm việc theo nhóm có thể thúc đẩy tinh thần hợp tác, sự phối hợp, hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên, từ đó tạo ra những giải pháp mới cho mọi vấn đề khó khăn. Những kỹ năng và sự hiểu biết của cả nhóm có ích lợi lớn đối với từng cá nhân. Tuy nhiên, lợi ích lớn nhất của mô hình đội nhóm là tận dụng mọi nguồn lực chung của nhóm. Kỹ năng của mỗi cá nhân và sự tự giám sát của nhóm sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất. Thậm chí, với những vấn đề có thể được xử lý bởi một cá nhân, thì việc giao cho đội nhóm giải quyết vẫn có những ích lợi riêng: thứ nhất là việc tham gia của nhóm sẽ tăng khả năng quyết định và thực hiện, thứ hai là có những vấn đề mà nhóm sẽ có khả năng phân tích rõ hơn chỉ một cá nhân riêng lẻ.

Ích lợi của mô hình làm việc nhóm còn được thể hiện qua sự hoàn thiện bản thân của mỗi thành viên tham gia.Qua việc tham gia thảo luận về quyết định của nhóm, qua việc tham gia tìm hiểu mục đích và văn hoá nhóm, mỗi người sẽ có khả năng giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc.Từ góc độ cá nhân, mỗi người có thể phát huy được khả năng tiềm tàng của mình. Bởi vì nhóm có thể tạo môi trường làm việc tập thể – nơi mỗi cá nhân đều được giao trách nhiệm và có quyền hạn, nơi mà sự tin tưởng và sẻ chia được đặt lên hàng đầu – nên có thể khuyến khích mọi người làm việc nhiệt tình hơn.

Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc. Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất và hiệu quả của mỗi cá nhân cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng lẻ. Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm bổ trợ lẫn nhau.
Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt hơn. Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi của môi trường, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu nguy cơ.Nhóm có thể tạo ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn. Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc. Nhóm có thể tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chuyên môn và cả ngoài chuyên môn.Các thành viên tự rút ra những gì tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng xử của mình.

3.Thế nào là một nhóm? Thế nào là làm việc nhóm?

Nói một cách ngắn gọn, “nhóm” là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung, phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình.

Sự hiệu quả của công việc là thước đo cho sự thành công của nhóm. Những mục tiêu chung có nhiều khả năng đặt được thông qua việc hợp tác và tổng hợp kinh nghiệm, chuyên môn.

Làm việc nhóm (Teamwork) được định nghĩa trong từ điển là “ hoạt động tham gia theo một nhóm người mà ở đó, sở thích và ý kiến cá nhân phải phụ thuộc khả năng của cả nhóm”. Điều đó không có nghĩa là cá nhân không còn quan trọng, hiệu quả của công việc làm nhóm hoàn toàn phụ thuộc vào sự hoàn thành công việc của mỗi cá nhân trong tập thể.

4. Các yếu tố cơ bản tạo nên một nhóm

(Những yếu tố liệt kê dưới đây là nhìn nhận của cá nhân, không tránh khỏi còn nhiều thiếu sót)

a. Thành viên:

Những thành viên có tiềm năng đóng góp phần nhiều cho nhóm trong khi những người khác cũng có khả năng tương tự.Tuy nhiên, để hình thành và điều khiển một nhóm làm việc, không phải chỉ quan tâm đến kỹ năng cá nhân, vốn hiểu biết và kinh nghiệm mà còn phải lưu ý đến khả năng hợp tác và giao lưu của thành viên.

Chính vì vậy việc chọn thành viên cho nhóm cũng vô cùng quan trọng.Vấn đề là phải tìm được những người làm việc có tính xây dựng cao cùng với người khác và có khao khát được học hỏi và phát triển chứ không phải người có năng lực làm việc độc lập tốt

b. Nhóm trưởng:

Nhóm trưởng và việc lãnh đạo một nhóm mang tính chất quan trọng.Nhóm trưởng là người chịu trách nhiệm đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm làm việc hợp tác có hiệu quả để đạt được mục đích.Trưởng nhóm cũng là người đảm bảo nguồn tài liệu và thông tin cần thiết cho nhóm hoàn thành yêu cầu đặt ra.

Trưởng nhóm cần là tấm gương cho các thành viên: giỏi giao tiếp, cởi mở, trung thực, đáng tin cậy và đáng tôn trọng.

c. Mục tiêu chung:

Phần lớn mọi người thể hiện tốt hơn nếu như họ có một mục tiêu nhất định để hướng tới. Ở đây cũng vậy, một nhóm làm việc hiệu quả hơn nếu các thành viên có mộ tkhoảng thời gian để tìm hiểuv à đặt ra mục tiêu, quan điểm chung. Mục tiêu đó cần thúc đẩy , là nguồn cảm hứng cho công việc và khiến họ nghĩ rằng làm việc nhóm sẽ hiệu quả hơn là làm việc cá nhân

d. Sự trao đổi, tham gia và hợp tác:

– Trao đổi là quá trình cho và nhận thông tin, các ý tưởng để cả đội có thể cùng hiểu và phát triển. Trao đổi hiệu quả giúp thúc đẩy việc hợp tác giữa các cá nhân và ngược lại, trao đổi thiếu hiệu quả  khiến các cá nhân phải tự làm việc quá nhiều, giảm tương tác giữa các thành viên và giảm hiệu quả làm việc nhóm nói chung

– Sự cộng tác có hiệu quả nhất khi các thành viên chia sẻ với nhau những giá trị và các quan điểm của mình, nâng cao tinh thần đồng đội…

5. Làm việc hiệu quả

Biết được thế nào là một nhóm, cấu thành của một nhóm, tuy nhiên, rất nhiều cái mà chúng ta gọi là “nhóm” ở hiện nay đơn giản chỉ là những nhóm người được các leader gắn cho một cái mác. Tạo ra một môi trường làm việc nhóm thực sự đòi hỏi leader và các thành viên trong nhóm phải thay đổi hầu như tất cả những gì mà họ đã làm trước đây.

Nổi tiếng là bậc thầy trong nghệ thuật lãnh đạo và làm việc hiệu quả, nhưng chắc ít ai biết, mãi đến năm 40 tuổi, John C.Maxwell mới nhận thấy hết giá trị của làm việc nhóm?Từ thời điểm đó, ông đã cho ra đời hai cuốn sách chia sẻ về vấn để này, chính là “21 quy luật không thể bác bỏ của nghệ thuật lãnh đạo” (The 21 Irrefutable Laws of leadership) và “17 nguyên tắc bất biến của làm việc nhóm” (The 17 Indisfutable laws of Teamwork).Quả thật, ai cũng đều công nhận “ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, nhưng vấn đề ở chỗ không phải ai cũng có thể làm việc hiệu quả trong một nhóm.Có những người cho rằng “nếu tôi giỏi, tôi vẫn có thể thành công mà chẳng cần làm việc với ai”?Đó chính là điều Maxwell phát hiện ra là “hoàn toàn sai lầm”, khi ông bước vào tuổi 40.

Năm 40 tuổi, ngẫm nghĩ lại con đường mình đã đi qua, John C. Maxwell thấy mình đã làm việc rất nỗ lực, nghiêm túc và có thể nói là giúp được nhiều người.Nhưng những gì ông đạt được vẫn không làm ông hài lòng, ông cảm thấy dường như vẫn thiếu thiếu thứ gì đó.Và rồi, Maxwell nhận ra mình chỉ chăm chăm phát triển năng lực bản thân mình, mà không hề phát triển năng lực của một nhóm làm việc. Trong khi đó, thành công của một người không được đo đếm bằng số bằng khen hay quà tặng anh ta nhận được, cũng chẳng phải tài năng hay những cơ hội anh ta có được. Nó nằm ở khả năng anh ta phát triển nhóm làm việc của mình hiệu quả cỡ nào.

Tôi xin phép được chia sẻ trải nghiệm và quan điểm cá nhân về phương phápl àm việc nhóm hiệu quả.

Cách đây không lâu, tôi đã có cơ hội tham dự một buổi sinh hoạt kỹ năng của giảng viên Lê Văn Chiến – Giảng viên đào tạo Kỹ năng mềm hiện đang làm việc tại Tâm Việt Group – và chỉ qua một trò chơi đơn giản ông đã chứng minh cho cả lớp thấy được kết quả tuyệt vời của sức mạnh tập thể so với từng cá nhân đơn lẻ. Yêu cầu của ông rất đơn giản: “nghĩ ra càng nhiều ý tưởng càng tốt” và “không phán xét”. Cũng chính qua trò chơi này mà tôi tự rút ra cho mình những nguyên tắc để xây dựng và hoạt động nhóm:

a. Tư duy tích cực:

Điều đầu tiên cần nói đến là thái độ trước mọi vấn đề và hoàn cảnh. Một vấn đề khôg nphải bao giờ cũng ngay lập tức tìm ra giải pháp, đôi khi trong nhóm diễn ra m=những cuộc tranh cãi nảy lửa để xem anh đúng hay tôi đúng. Đó là điều thường thấy, nhưng cái khó là giữ được thái độ vui vẻ và thoải mái, tạo không khí dễ chịu và cảm giác thư giãn cho các thành viên, tạo động lực và môi trường thuận lợi để nảy sinh ý tưởng.

Tu duy tích cực không chỉ là suy nghĩ theo hướng tốt đẹp mà còn là thẳng thắn nhìn nhận điểm yếu của cá nhân và tập thể.

Một câu chuyện ngụ ngôn kinh điển mà các chuyên gia huấn luyện kỹ năng vẫn chia sẻ với nhau có thể chỉ ra rõ điểm yếu kém nhất của người Việt khi làm việc theo nhóm. Câu chuyện kể về một ông lão ngồi câu cua bên bờ biển.“Ông lão để bên cạnh mình hai chiếc giỏ, một chiếc đậy nắp, một chiếc không. Người ta quan sát thấy ông bắt được khá nhiều cua, nhưng có con ông bỏ trong chiếc giỏ có nắp, có con lại bỏ vào giỏ không nắp. Người ta hỏi ông lão, không lẽ không sợ những con cua trong giỏ không nắp sẽ bò hết ra ngoài? Ông trả lời : những con cua tôi bỏ trong giỏ có nắp là cua “ngoại”, còn những con bỏ trong giỏ không nắp là cua “nội”.

Người ta lại càng thắc mắc hơn. Ông mới giải thích rất ý nhị : Những con cua “ngoại” biết cách nâng đỡ nhau, khi tôi càng bỏ vào nhiều cua, thì chúng sẽ dễ dàng xếp chồng lên nhau, ngày một cao lên và dễ dàng bỏ ra ngoài. Thế nên tôi phải đậy nắp. Còn những con cua “nội” thì chỉ cần một con cố gắng ngoi lên, những con khác sẽ lập tức dùng càng kéo ngược con đó xuống, để giành quyền bò lên trước, vì thế chẳng bao giờ chúng bò ra khỏi miệng giỏ nổi.”

Vâng, những con cua “nội” ở đây ám chỉ một số nhóm những nhân viên Việt Nam, với cái tôi quá lớn, luôn gây ra trở ngại trong quá trình làm việc nhóm, so với tác phong làm việc có tính hợp tác cao của người nước ngoài.

Từ đây, có thể liệt kê ra một số điểm cần phải hoàn thiện hơn trong kỹ năng làm việc nhóm hiện nay của người chứ không chỉ ở sinh viên:

– Thái độ và quan điểm về sự hợp tác. Một tâm lý chung khi một người hợp tác làm việc với đám đông, đó là sợ bị mất quyền lợi của bản thân mình. Từ đây dẫn đến tâm lý : tôi luôn đúng, chỉ có tôi mới làm việc này một cách tốt nhất, và vì thế, tôi là người có công lao lớn nhất. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến việc nối kết các thành viên trong nhóm lại.Khó khăn phát sinh cả về mặt nhận thức vấn đề và việc đưa ra giải pháp, vì ai cũng tự cho mình là trung tâm nổi bật, là “tài sản quý giá” của nhóm.

– Chưa thấu hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của bản thân. Việc thấu hiểu vai trò của mình trong việc tương tác với đồng nghiệp khác rất quan trọng.Để tạo được sự tín nhiệm đối với các thành viên còn lại trong nhóm, thì chúng ta phải thể hiện cũng như nhận thức một cách chủ động về vai trò của mình trong tập thể.Điều này có lợi khi người đúng đầu nhóm phân công công việc cho các thành viên.Nếu biết rõ về bạn, họ sẽ có quyết định chính xác hơn, dẫn đến kết quả mỹ mãn hơn.

– Năng lực lãnh đạo của người trưởng nhóm. Nói rộng ra, chúng ta có thể hiểu trưởng nhóm ở đây là người quản lý, nhà lãnh đạo doanh nghiệp… Điều đương nhiên là với một nhóm tập thể thì yếu tố lãnh đạo, dẫn dắt luôn rất quan trọng.Người trưởng nhóm phải đóng vai trò là chất xúc tác kết nối các thành viên trong cùng một nhóm. Đặc biệt, trưởng nhóm cũng phải có khả năng quyết định, tiếp thu ý kiến và đặt ra những mục tiêu phù hợp cho năng lực chung của nhóm mình.

b. Khuyến khích óc sáng tạo và những ý tưởng

Trong những cuộc họp, cuộc thảo luận luôn có hai phân lớp tách biệt: những người chuyên sáng tạo và những người thụ động ngồi chờ đợi.

Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ.

Cần phải phá vỡ thế thụ động đó, khơi nguồn sáng tạo ở con người

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi.

Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ những ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.

Có một điều quan trọng mà không phải ai cũng nhận ra: Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo. Chính vì vậy mà trong trò chơi tôi đã đề cập ở trên kia, giảng viên đã yêu cầu: “không phán xét”. Người lớn hay trẻ nhỏ luôn có tâm lý dừng việc mình đang làm lại khi bị ngăn cản hoặc chê bai. Một người đưa ra một ý kiến ngớ ngẩn, bị người khác gạt phắt đi, và rồi từ đó trở đi anh ta không còn mặn mà với việc phát biểu ý kiến nữa, cũng giống như đứa trẻ lên bảng làm bài sai bị thầy cô phê bình, chẳng bao giờ giơ tay lên bảng nữa. Ấy vậy mà những ý kiến tưởng chừng như ngớ ngẩn ấy đôi khi lại là chìa khóa dẫn đến thành công.

c. Hợp tác

Các cụ ta có câu “Trăm hay không bằng tay quen”, học một bụng tri thức không bằng tự tay trải nghiệm một lần. Nhưng trong làm việc nhóm, kinh nghiệm thôi chưa đủ mà còn phải làm thế nào để phát huy được kinh nghiệm đó trong mối quan hệ hợp tác với nhiều người.

Trong một nghiên cứu xuất sắc, nhà nghiên cứu Robert Huckman và Gary Pisano đã theo dõi hơn 200 bắc sĩ phẫu thuật tim ở 43 bệnh viện khác nhau. Sau khi phân tích hơn 38 000 ca mổ, hóa ra các bác sĩ không giỏi hơn so với sự luyện tập. Tỉ lệ tử vong của bệnh nhân không thấp hơn sau 100 ca mổ so với sau vài ca mổ đầut iên

Nhìn sâu hơn vào số liệu tiết lộ một điều thú vị: Các bác sĩ không trở nên giỏi hơn khi họ có thêm kinh nghiệm ở một bệnh viện nào đó. MỖi ca mổ được thực hiện ở 1 bệnh viện làm giảm tỉ lệ bệnh nhân chết trung bình khoảng 1% nhưng lợi ích của kinh nghiệm không đem đến những bệnh viện khác.

Không có bất kì sự khác biệt nào về kĩ thuật ở cácb ệnh viện nhưng con người thì khác. Khi các bác sĩ bỏ lại nhóm làm việc cùng mình, họ ra đi mà không có bất cứ lợi ích nào của sự luyện tập – một quá trình làm việc nhóm.Ở các nhóm, dường như việc chia sẻ kinh nghiêm quan trọng hơn kinh nghiệm cá nhân.Nhóm tốt nhấth không nhất thiết là nhóm của những người giỏi nhất mà là nhóm từng có sự cộng tác trong quá khứ.

Huckman và đồng nghiệp cũng phát hiện những kiểu mẫu tương tự trong một nghiên cứu về hơn 100 dự án phát triển phần mềm.

Ngày nay có quá nhiều nhóm chỉ mang tính tạm thời, cộng tác một lần và không bao giờ làm việc lại cùng nhau. Đó chính là lý do không có một sự tiến bộ nào trong thành quả của mỗi cá nhân khi làm việc cùng những đối tượng khác nhau.

Mỗi người chúng ta đang sống và sinh hoạt trong một cộng đồng lớn và mỗi cá nhân đều có những khả năng, tính cách đa dạng và đôi khi trái ngược nhau hoàn toàn. Vì vậy, không ai hoàn hảo về mọi mặt và cũng không ai có thể làm tất cả mọi việc. Do đó, khi chúng ta làm việc nhóm sẽ giúp các thành viên hỗ trợ, giúp đỡ nhau, đồng thời phát huy được thế mạnh của mỗi cá nhân, giúp cho công việc đạt hiệu suất cao hơn rất nhiều.

 

[fbcomments]